Distriba en contra de la Bandeja de Entrada llena

Trágame, tierra: tengo más de diez correos electrónicos pendiente de leer…y eso me enloquece. La obseso-compulsa que llevo adentro sale a pasear con garrote en mano cuando veo que, ay vergüenza, crecen y se multiplican los correos electrónicos y, con ellos las tareas a mi cargo.  Es como una especie de nueva reunionitis en su fase más aguda y virtual de todas.

¿Pero cómo hacer para manejar esto en la oficina? En estos años y poco que llevo trabajando, he encontrado varias alternativas para manejar estas auténticas oleadas de mensajería corporativa y no morir en el intento:

  1. Respirar profundamente, y comprender que este tipo de situaciones suceden. Aceptar, y comenzar a trabajar en lo suyo, comprendiendo que la bandeja de entrada se irá limpiando con el paso de los días; y conforme se vayan completando las tareas.
  2. Hacer un uso racional del recurso. Entre a su bandeja de correo electrónico dos o, máximo, tres veces al día (nadie se va a enterar) y solucione aquellos mensajes más urgentes; que representan cambios en las labores diarias o que de plano inciden con su desempeño.
  3. Límpiela, por amor de Dios. Elimine los mensajes comerciales, las alertas o las comunicaciones masivas o de tipo “spam” no más verlos. No es necesario que eso se quede ahí por siempre. No es necesario que haya registro de eso.
  4. Procure dejar registro sólo de aquello en lo que está trabajando. Esta es la mejor: escoja entre lo urgente y lo importante. Solucione lo urgente lo más pronto posible, y deje sólo registro de aquello que es verdaderamente importante en su vida laboral.

He ido implementando una mezcla de estas alternativas a lo largo del tiempo; y hasta ahora me han funcionado. He podido cuidar mi bandeja de entrada y mi salud mental al mismo tiempo. Ahora bien, lo que pienso de la avalancha de correos electrónicos que debemos manejar los seres oficineros día tras día es bastante diferente:

  1. El correo electrónico no es trabajo. El trabajo es trabajo; y, a menos que usted o yo trabajemos en comunicaciones, relaciones públicas, respondiendo PQRs o con un equipo multinacional, el correo electrónico es simplemente una forma de comunicación que busca dejar un registro de inquietudes y del flujo de información entre las personas en una empresa, para ejercer unas determinadas labores. Pero no son las labores en sí mismas. Busque sus labores, y ejecútelas. Eso, y no su bandeja de correo electrónico reducida a su más mínima expresión, es lo que hará a sus jefes felices. El correo puede esperar por razones que mencionaré en el Punto 4.
  2. El correo electrónico es una interrupción en nuestra concentración. ¿Es necesario mirarlo tanto? ¿Tantas veces? Estar siempre al día del correo electrónico no da sensación de eficiencia, muy por el contrario: da sensación de ser una persona a la que la más mínima interrupción desconcentra; y un maniaco del control que tiene que tener la bandeja de entrada prístina para sentir que está haciendo algo. Si esta última es su situación, recomiendo que hable con su jefe inmediato y que haga ajustes a su carga laboral.
  3. El correo electrónico no genera valor. ¿Responder correos electrónicos genera valor dentro de sus actividades diarias, al punto de que es una labor crucial para la compañía? ¿Incide en el desempeño y en las metas de su equipo? Lo dudo, y lo dudo mucho. Como en el caso anterior, y a menos que esté trabajando en los casos mencionados en el Numeral 1, responder correos electrónicos no es parte vital del trabajo. Yo, hasta el momento, no lo he visto reflejada en ninguna descripción de cargos que haya visto, precisamente por eso. El correo electrónico desconcentra y distrae; y por ende, no genera valor. Mejor dosificar el acceso al mismo, para poder hacer un uso racional de él.
  4. El correo electrónico no es urgente. Si algo en el trabajo es urgente, se soluciona con una llamada telefónica o una visita al escritorio vecino. Lo siento, colegas Millennial; pero nada mejor que el anticuado contacto humano en tiempo real para asegurar el éxito en una operación delicada o urgente. Créanme, si alguien envió algo a su bandeja de entrada, sabe que se está exponiendo a que conteste en dos minutos…o en dos días. P-U-E-D-E- E-S-P-E-R-A-R. Siempre puede.

Por eso les rescato, para concluir, una frase de la que ya había hablado con relación a una entrada anterior: “Estrategia es saber hacia dónde dirigir la atención”. Por eso, es mejor enfocarse en lo que realmente hace la diferencia.

This entry was published on May 18, 2018 at 9:00 am and is filed under Filosoraptor filosofando, Reflexiones Financieras. Bookmark the permalink. Follow any comments here with the RSS feed for this post.

2 thoughts on “Distriba en contra de la Bandeja de Entrada llena

  1. Seré ineficiente, pero cuando trabajaba, me atormentaba la bandeja de entrada llena, todo el día en la famosa reunionitis y a las 5:30, 80 correos 😦

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